LAO ĐỘNG HỢP ĐỒNG HAY
CÔNG NHÂN CHÍNH THỨC?
THÚY CHI – IRS/SPEC/PUBLICATION 1779
Đối với người lao động, đồng lương có lẽ là một trong những điều quan trọng quyết định việc chọn và theo đuổi một nghề nghiệp, còn vấn đề xếp loại lao động (worker classification) thường ít được nhiều người lưu tâm vì quan niệm “tiền liền tay” là tiền của mình. Bởi lẽ tiền lương của một công nhân chính thức (an employee) thường được giữ lại một phần để đóng thuế tạm thu (withholding tax) còn người lao động theo hợp đồng bỏ túi trước các khoản tiền họ kiếm được và đóng thuế sau. Hằng quý, những “independent contractor” thường phải tự đóng thuế phỏng định (estimated tax) cho các khoản thu nhập họ kiếm được; họ cũng đồng thời phải đóng loại thuế lao động (employment tax) vì họ là “employer” của chính mình.
Nhằm mục đích thực hiện các quy định đóng thuế cho chính phủ Liên bang, hiểu được mình thuộc loại lao động nào là điều thực sự quan trọng. Việc xác định vai trò lao động của bạn sẽ ảnh hưởng đến cách thức và trách nhiệm đóng thuế của bạn. Nếu bạn chưa rõ tình trạng lao động của mình là gì, ấn bản này có thể giúp bạn.
Khi bạn là một nhân viên giúp việc cho người khác. . .
* Chủ của bạn bắt buộc phải giữ lại tiền thuế lợi tức (income tax) và một phần tiền thuế an sinh xã hội và thuế y tế (social security and Medicare taxes) từ tiền lương của bạn. Chủ của bạn cũng đồng thời có trách nhiệm phải đóng các loại thuế an sinh xã hội, y tế và thuế thất nghiệp (unemployment tax) cho bạn. Hai loại thuế an sinh xã hội và y tế còn được gọi chung là thuế lao động (employment taxes). Chủ phải đưa cho bạn một bản báo lương (Form W-2) và giấy báo thuế (tax statement) ghi rõ các khoản tiền thuế đã tạm thu trích từ lương của bạn.
* Bạn có thể khai trừ thuế cho các chi phí làm việc không được bù lỗ (unreimburseed employee business expenses) trên mẫu Schedule A của bộ hồ sơ khai thuế lợi tức cá nhân khi chọn cách khai giảm các chi phí liệt kê và khi các chi phí liên quan đến việc làm nhiều hơn 2% lợi tức sau điều chỉnh (AGI) của bạn.
Khi bạn là người làm việc theo hợp đồng . . .
* Doanh nghiệp hay cơ quan nơi bạn làm việc có thể được yêu cầu cung cấp cho bạn một mẫu 1099-MISC (Form 1099-MISC – Miscellaneous Income) để báo số tiền cơ quan này đã thanh toán cho bạn trong cả năm.
* Bạn có trách nhiệm đóng thuế lợi tức và thuế tự doanh (self-employment tax) cho chính phủ Liên bang (chiếu theo bộ luật Self-Employment Contributions Act – SECA). Doanh nghiệp nơi bạn làm việc không phải giữ lại tiền thuế tạm thu từ lương trả cho bạn. Trong năm thuế, bạn có thể phải đóng loại thuế phỏng định cho các khoản thu nhập phải chịu thuế của mình.
* Bạn có thể được trừ các chi phí liên quan đến công việc hay ngành nghề lao động của mình (business expenses) trên mẫu Schedule C thuộc bộ đơn khai thuế 1040.
Để xác định trách nhiệm đóng thuế, khi cần phải biết bạn là ai, tòa án sẽ cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau để quyết định vai trò lao động của bạn. Nói cách khác, vai trò lao động khẳng định bạn là người làm thuê theo hợp đồng hay bạn là công nhân viên chức chính thức của cơ quan. Những yếu tố dùng để xác định vai trò của người lao động thường thuộc 3 dạng quyền hạn như sau: (1) quyền hạn về tư cách làm việc (behavioral control); (2) trách nhiệm tài chính về nguồn tiền kiếm được (financial control); và (3) quan hệ làm việc với người khác trong doanh nghiệp hay cơ quan nơi bạn làm việc (lationship of the parties). Trong từng trường hợp, việc cân nhắc tất cả các yếu tố là rất cần thiết bởi vì mỗi yếu tố hay mỗi chi tiết riêng lẻ không thể cung cấp cho bạn kết luận đúng cho câu hỏi “bạn là ai?”
1. Tư cách làm việc – Behavioral Control
Các yếu tố giúp xác định tư cách làm việc chỉ rõ quyền điều khiển công việc của người lao động. Một người lao động là một nhân viên chức giúp việc cho người khác khi doanh nghiệp hay chủ nhân của cơ quan này có quyền điều động các hoạt động lao động của họ. Khi chủ nhân có quyền điều khiển công việc đã giao phó cho nhân viên, doanh nghiệp không nhất thiết phải trực tiếp điều động cách thức tiến hành công việc này.
* Về vấn đề hướng dẫn thực hiện công việc (Intructions): Bạn là một “employee” nếu bạn nhận được các hướng dẫn mang tính chi tiết việc tiến hành công việc, chẳng hạn như:
- Công việc của bạn được tiến hành như thế nào, lúc nào và ở đâu
- Bạn phải sử dụng loại dụng cụ hay máy móc nào để tiến hành công việc
- Bạn có cần thêm các loại hỗ trợ nào khác hay cơ quan phải thuê thêm người để phụ giúp bạn thực hiện công việc
- Vật liệu và các dịch vụ khác bạn sử dụng do ai cung cấp
Nếu bạn được hướng dẫn ít chi tiết hơn về việc cần phải làm gì, không phải cách thức tiến hành công việc, bạn có thể chỉ là người làm việc theo hợp đồng. Ví dụ, các hướng dẫn về thời gian và nơi thực hiện công việc có thể ít quan trọng hơn các hướng dẫn về cách thức thực hiện công việc.
- Về vấn đề huấn nghệ (Training): Nếu cơ quan nơi bạn làm việc cung cấp cho bạn phương pháp và quá trình thực hiện công việc (huấn nghệ), điều này có nghĩa là chủ nhân của bạn muốn công việc được thực hiện theo một cách nhất định nào đó và đồng thời gợi ý rằng bạn chính là nhân viên của họ.
2. Trách nhiệm về tài chính – Financial Behavior
Các yếu tố cho thấy quyền điều khiển một phần các hoạt động kinh doanh của công việc được giao phó như:
* Có phần đầu tư khá lớn vào công việc (Significant Investment): Nếu bạn có một phần tiền khá lớn đầu tư trong công việc kinh doanh bạn đang làm, bạn có thể được xem như người làm việc theo hợp đồng. Tuy không nhất thiết có những quy định bắt buộc về số tiền đầu tư, nguồn vốn đầu tư cần phải cụ thể là của cải đầu tư. Tuy nhiên, với một một nguồn vốn đầu tư khá lớn, bạn vẫn có thể không phải là một “independent contractor.”
* Các chi phí kinh doanh (Expenses): Nếu bạn có các khoản chi phí liên quan đến công việc kinh doanh hay công việc bạn phụ trách mà bạn không được chủ hay cơ quan bù lỗ cho bạn, như vậy có thể bạn là một người làm việc theo hợp đồng, nhất là khi các chi phí kinh doanh không được bù lỗ này khá lớn.
* Cơ hội sinh lợi hay khả năng bị lỗ lã từ công việc làm (Opportunity for profit or loss): Trường hợp bạn có thể kiếm tiền hay bị lỗ vốn từ công việc bạn đang làm, bạn đang điều hành việc kinh doanh cho chính mình và bạn có thể là một người làm việc theo hợp đồng thay vì là người làm thuê cho người khác.
3. Quan hệ làm việc với người khác (Relationship of the Parties)
Các yếu tố chỉ rõ mối quan hệ giữa công việc kinh doanh và những người khác cùng làm việc chung thường bao gồm:
* Phúc lợi nhân viên – Employee benefits: Các khoản phúc lợi nhân viên như bảo hiểm (insurance), quỹ hưu trí (pension), hoặc nghỉ phép có lương (paid leave) bạn được hưởng là các dấu chỉ cho thấy bạn là một công nhân viên của cơ quan hay xí nghiệp. Trường hợp bạn không nhận được các khoản phúc lợi này bạn vẫn có thể là nhân viên, hoặc là một người lao động hợp đồng.
* Văn bản lao động hợp đồng – Written contract: Một hợp đồng lao động ghi trên giấy, có thể chỉ ra ý định và mục đích làm việc của cả bạn và cơ quan bạn giúp việc. Trong những trường hợp đặc biệt, hợp đồng lao động này có thể rất cần thiết phải khẳng định rõ tình trạng lao động căn cứ trên các yếu tố thực tế.
Nếu đến đây bạn vẫn không biết chắc bạn thuộc loại lao động nào, một công nhân viên chức chính thức hay một người làm việc theo hợp đồng, bạn hãy sử dụng mẫu đơn SS-8 (Form SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Tax Withholding) để giúp xác định bạn là ai, tiền thuế bạn phải đóng cho chính phủ Liên bang và số tiền thuế tạm thu cần được giữ lại từ lương của bạn. Ngoài ra, ấn bản 15-A (Publication 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide) cũng cung cấp thêm cho bạn thông tin cần thiết về tình trạng của người lao động theo hợp đồng.
Nếu bạn có những thắc mắc liên quan đến các vấn đề thuế lao động (employment tax issues), xin gọi số 1-800-829-4933. Đây là đường dây điện thoại hướng dẫn người thọ thuế tìm hiểu thêm các những vấn đề đặc biệt và các vấn đề iên quan đến các hoạt động kinh doanh.