CÁC LOẠI MÃ SỐ
NHẬN DẠNG THUẾ VỤ
THÚY CHI – IRS/SPEC/www.irs.gov
Mã số nhận dạng thuế vụ (Taxpayer Identification Number – TIN) là một loại mã số được Sở Thuế Vụ Liên bang Hoa Kỳ sử dụng trong hệ thống quản lý của bộ luật thuế. mã số nhận dạng này do Sở An sinh Xã Hội hoặc Sở Thuế Vụ ban hành. Chỉ riêng số an sinh xã hội là do Sở An Sinh Xã Hội cấp, còn lại các mã số nhận dạng thuế vụ khác do Sở Thuế Vụ cấp. Các mã số nhận dạng thuế vụ gồm 05 loại như sau:
* Số an sinh xã hội – Social Security Number (SSN)
* Số đăng ký hoạt động kinh doanh – Employer Identification Number (EIN)
* Số nhận dạng cá nhân khai thuế – Individual Taxpyer Identification Number (ITIN)
* Số đăng ký tạm dành cho con nuôi – Taxpayer identification number for Pending U.S. Adoptions (ATIN)
* Số đăng ký khai thuế chuyên nghiệp – Preparer Taxpayer Identification Number (PTIN)
Ghi chú: Những mã số nhận dạng do IRS cấp tạm trước đây hiện nay không còn hiêu lực.
Ai cần một mã số nhận dạng thuế vụ?
Mã số nhận dạng thuế vụ cần được ghi trên hồ sơ khai thuế, các báo cáo, và các văn bản khác liên quan đến thuế vụ. Chẳng hạn,
A. Khi nộp đơn khai thuế. Về điều này, phần thay đổi trong bộ luật thuế, IRC section 6109 về các quy định điều chỉnh của năm 2001 buộc phải sử dụng một mã số nhận dạng thuế vụ trên các hồ sơ khai thuế.
B. Khi khai các khoản lợi ích nhận được từ các hiệp ước. Thay đổi trên bộ luật thuế IRC section 1441 liên quan đến các quy định điều chỉnh năm 2001 buộc phải có mã số nhận dạng mới được khai nhận các lợi ích thuế vụ liên quan đến các hiệp ước đã được ký kết. Mã số nhận dạng thuế vụ phải được ghi trên chứng từ tạm thu tiền thuế nếu người được quyền nhận các khoản lợi ích này khai nhận một trong những nguồn lợi sau đây:
- Lợi thuế từ các hiệp ước ký kết (khác với lợi thuế từ nguồn thu nhập từ các chứng khoán thị thường).
- Khoản miễn thuế cho phần lợi tức liên quan thực tế.
- Khoản miễn thuế cho một số nguồn phúc lợi lưu niên.
Khi nào cần phải khai các mức miễn thuế cho người sống phụ thuộc hoặc vợ/chồng?
Quý vị sẽ thường phải liệt kê số an sinh xã hội của tất cả những người quý vị khai để nhận các khoản miễn thuế cá nhân trên hồ sơ thuế của mình. Trường hợp người sống phụ thuộc vào quý vị hoặc vợ/chồng của quý vị không có số an sinh xã hội, hay không đủ tiêu chuẩn để được cấp số an sinh xã hội, quý vị phải sử dụng một mã số nhận dạng thuế vụ cá nhân của người này để liệt kê. Quý vị không cần phải có số SSN hay số ITIN để khai thuế với đứa trẻ được sinh ra và qua đời trong cùng năm thuế. Để thay cho số SSN hoặc số ITIN của đứa trẻ, quý vị hãy đính kèm giấy khai sinh của trẻ chung với hồ sơ thuế và ghi chữ “DIED” trên dòng thích hợp dành cho phần khai miễn thuế cá nhân của mẫu đơn thuế .
Làm thế nào để có được một mã số nhận dạng thuế vụ?
1. Số an sinh xã hội (SSN):
Quý vị cần phải điền đầy đủ vào mẫu đơn SS-5 (Form SS-5 – Application for A Social Security Card). Mẫu ơn xin cấp số an sinh xã hội này đòi hỏi người đứng đơn xin phải cung cấp các bằng chứng cụ thể để nhận dạng, tuổi tác, và quốc tịch Hoa Kỳ, hoặc tình trạng cư trú hợp pháp của người ngoại quốc ở Hoa Kỳ. Muốn biết rõ hơn vấn đề này, xin tham khảo thêm chi tiết từ mạng thông tin điện tử của Sở An Sinh Xã Hội.
Quý vị có thể yêu cầu nhận được mẫu đơn SS-5 khi gọi số 1-800-772-1213, hay đến trực tiếp các văn phòng làm việc của Sở An Sinh Xã Hội tại địa phương gần nơi quý vị cư trú để lấy mẫu đơn. Các dịch vụ này hoàn toàn miễn phí.
2. Số đăng kinh doanh (EIN):
Mã số đăng ký kinh doanh còn được biết đến như một mã số nhận dạng thuế Liên bang và được dùng để nhận dạng một cơ sở hoạt động kinh doanh.
3. Số nhận dạng người khai thuế cá nhân (ITIN):
Một mã số nhận dạng cá nhân khai thuế là một loại mã số dùng để tiến hành việc khai thuế cho một số người ngoại quốc thường trú và không thường trú ở Hoa Kỳ, vợ/chồng, con cái và thân nhân của sống phụ thuộc vào họ, và những người này thường không có số an sinh xã hội. Số ITIN là một mã số gồm 9 con số, bắt đầu bằng số “9”, phân bố như kiểu mã số SSN gồm ba nhóm số, nhóm số thứ nhất có 3 số, nhóm số thứ hai có 2 số, và nhóm số thứ ba có 4 số (NNN-NN-NNNN).
Để nhận được một mã số ITIN, quý vị phải điền đầy đủ vào mẫu đơn W-7 do Sở Thuế Vụ ban hành (IRS Form W-7 – IRS Application for Individual Taxpyer Identification Number). Mẫu đơn W-7 đòi hỏi quý vị phải có các văn bản pháp lý chứng minh tình trạng ngoại kiều (foreign/alien status) và chứng thực sự hiện hữu của từng cá nhân muốn nhận mã số ITIN. Quý vị có thể gởi các loại giấy tờ này chung với mẫu đơn W-7 đến địa chỉ nhận đơn ghi trên mẫu đơn, hay trình các giấy tờ này tại các văn phòng làm việc của Sở An Sinh Xã Hội, hoặc trình cho các đại lý đại diện có giấy phép hoạt động của IRS (Acceptance Agent authorized by the IRS).
Các đại lý đại diện (Acceptance Agents) là các cơ quan như trường đại học, các cơ sở tài chính, các công ty kế toán v.v. được IRS ủy quyền nhận các mẫu đơn xin cấp số ITIN. Các cơ sở này sẽ kiểm tra các loại giấy tờ yêu cầu trên mẫu W-7 và chuyển mẫu đơn W-7 đã được điền đầy đủ đến Sở Thuế Vụ để chờ cấp phát số ITIN.
Ghi chú: Quý vị không thể khai để nhận được tín thuế EITC với một mã số nhận dạng người khai thuế ITIN.
Người ngoại quốc cư trú ở Hoa Kỳ nên nộp mẫu đơn SS-5 cho Sở An Sinh Xã Hội để nhận được số an sinh xã hội nếu có đủ điều kiện. Nếu không, họ nên nộp mẫu đơn W-7 với Sở Thuế Vụ để được cấp một số ITIN. Với mẫu đơn W-7, người khai thuế có thể kèm chung mẫu đơn này với hồ sơ thuế, số ITIN sẽ cấp phát được dùng làm mã số nhận dạng thuế vụ của người thọ thuế cá nhân ngay trên hồ sơ thuế nộp chung.
Những người nộp đơn xin mã số nhận dạng thuế vụ thuộc các trường hợp ngoại lệ khai thuế phải cung cấp giấy tờ chứng minh sự ngoại lê của họ.